Para completar con éxito una investigación de eDiscovery, debe estar familiarizado con cómo se maneja ESI (información almacenada electrónicamente) en cada paso del proceso de eDiscovery. No manejar ESI de manera adecuada y eficiente puede generar altos costos, largas horas, resultados no deseados y riesgos de expoliación. El objetivo del proceso de eDiscovery es reducir el volumen de ESI al tiempo que aumenta su relevancia.

Los 7 pasos del proceso de eDiscovery

Identificación: cuando se anticipa un litigio o una investigación, se deben identificar todas las fuentes de ESI potencialmente relevantes para implementar una retención legal efectiva. Estas fuentes pueden incluir servidores, computadoras portátiles, dispositivos móviles e incluso dispositivos personales. Debe determinar cómo y dónde se almacenan los datos relevantes y qué datos inaccesibles existen, para que sean analizados por el perito informático.

Preservación: durante esta fase, el objetivo es proteger todos los datos potencialmente relevantes de manera que sean legalmente defendibles, mitiguen los riesgos y también sean razonables, eficientes y auditables. El ESI que se conserva puede incluir correos electrónicos, mensajes de texto e instantáneos, archivos de computadora y metadatos.

Colección: una vez conservado, el ESI debe recopilarse para su análisis. La recolección debe ser dirigida, proporcionada al asunto, auditable, legalmente defendible y eficiente. Si no puede establecer una cadena de custodia clara y probar la integridad de los datos, se arriesga no solo a cargos de expoliación, sino también a que sus pruebas sean desestimadas por los tribunales.

Procesamiento: a continuación, se formatea el ESI recopilado para que pueda seleccionarse y buscarse en una herramienta de revisión. La selección de datos lo deja con un conjunto de datos más pequeño y relevante para su revisión, que es la parte más costosa del proceso de eDiscovery.

Análisis: el ESI se evalúa para obtener información resumida relevante, como jugadores críticos, temas clave, vocabulario específico y documentos de gran relevancia. Esta información es importante para las decisiones tempranas sobre la estrategia y la mejora de la productividad. El análisis se realiza repetidamente durante el resto del proceso de eDiscovery a medida que se saca a la luz nueva información.

Revisión: la revisión de documentos es fundamental, ya que identifica documentos sensibles para producción y documentos privilegiados para retener. A medida que se descubre información, el equipo legal también obtiene una mejor comprensión de los hechos y puede comenzar a perfeccionar sus estrategias legales. Aquí es donde los servicios administrados de eDiscovery resultan más valiosos, agilizando los flujos de trabajo y los procesos al tiempo que reducen los costos hasta en un 50%.

Presentación: ahora que se han procesado los datos, debe determinar cómo presentará el ESI en declaraciones, audiencias o juicio. Es mejor consultar con un equipo de soporte de litigios experimentado, para asegurarse de que sus pruebas sean efectivas y admisibles en los tribunales.